Términos de uso del Catálogo Documental de la Jefatura de Administración
Documental.
El presente documento establece las condiciones mediante las cuales se
regirá el uso de la aplicación Catálogo Documental (en adelante la aplicación),
la cual es operada por la Universidad de los Andes, identificada con Nit.
860.007.386-1., la cual es una persona jurídica de derecho privado, consagrada
a la educación y a la cultura, organizada como corporación de utilidad común,
sin ánimo de lucro, con personería jurídica independiente y autonomía
académica, administrativa y financiera. Vigilada por el Ministerio de Educación
Nacional, reconocida como persona jurídica mediante Resolución N° 28 del 23 de
febrero de 1949 emitida por el Ministerio de Justicia.
El usuario se compromete a leer los términos y condiciones aquí
establecidos y con su aceptación se entiende que cuenta con el conocimiento
integral de este documento y la totalidad de sus estipulaciones. Quienes optan
por acceder a esta aplicación en Colombia o desde fuera del territorio
nacional, lo hacen por iniciativa propia y son responsables del cumplimiento de
las leyes locales, en la medida en que dichas leyes sean aplicables en su
correspondiente país.
ALCANCE Y USO
El “Catálogo Documental” es una herramienta institucional que permite el
acceso a la memoria documental de la Universidad de los Andes. Su objetivo es proveer
los servicios de consulta y préstamo de documentos, bajo las siguientes
consideraciones: difundir y recuperar información producida por las unidades académicas
y administrativas, y que se encuentra en custodia de la Jefatura de
Administración Documental, permitiendo a sus usuarios realizar búsquedas básicas
y avanzadas, además de descargar archivos de acuerdo con perfiles de usuario
asignados y clasificación de la información, según sea el caso (La información
de carácter histórico puesta a disposición de los usuarios se encuentra
clasificada de acuerdo a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Artículo 10,
Literal D).
CONDICIONES DE USO
Todo usuario deberá leer cuidadosamente, y al aceptar los presentes términos da el respectivo consentimiento expreso acerca de su compresión y aprobación, en tal sentido, si usted no está conforme con los presentes términos, absténgase de hacer clic en la palabra "acepto", así como también de visitar y hacer uso del Catálogo, toda vez que, el solo clic en el mismo se entenderá como una manifestación de voluntad libre, deliberada y consiente. Con ocasión a lo anterior los servicios quedarán regidos por las condiciones aquí consagradas y en lo no previsto en ellas, por la legislación aplicable en Colombia; entendiendo que, el desconocimiento del contenido de estos términos y condiciones, no justifican el incumplimiento de los mismos, y mucho menos, facultan a los usuarios para tomar medidas particulares o legales que desconozcan lo planteado en estos términos.
Los términos y condiciones para acceder a los
servicios ofrecidos a través del Catálogo Documental, y que con su ingreso usted
manifiesta conocer y aceptar son:
1.
Descripción del servicio
· El servicio de consulta y préstamo por parte de la Jefatura de Administración Documental es de carácter libre y gratuito para los usuarios; no obstante, alguna información está disponible exclusivamente para usuarios específicos, de acuerdo con las políticas de acceso establecidas en las tablas de retención documental, considerando las restricciones que puede tener la información contenida en los documentos.
·
El uso de la información, el
material contenido y/o entregado será utilizado exclusivamente para los usos
que son autorizados en los acuerdos de servicio definidos al momento del préstamo,
entrega y/o descarga.
·
La Jefatura de Administración
Documental se reserva el derecho de actualizar y modificar en cualquier momento
las presentes condiciones de uso, así como contenidos y servicios ofrecido a
través del Catálogo Documental.
· La Universidad de los Andes procurará garantizar la disponibilidad, continuidad o buen funcionamiento de la aplicación. Así mismo, podrá bloquear, interrumpir o restringir el acceso a esta cuando lo considere necesario para el mejoramiento, reemplazo o baja de la misma.
2.
Responsabilidades del usuario
registrado
Se
entenderá como usuario registrado: toda persona que posee una relación laboral activa
con la Universidad de los Andes, y que para el desarrollo de sus funciones
requiere el acceso a los servicios de consulta y/o préstamo de la información,
a través de una cuenta de usuario. Como usuario registrado usted se compromete
a cumplir las siguientes responsabilidades:
·
No permitir que terceros usen la aplicación con su usuario y clave.
Teniendo en cuenta que, para acceder a la aplicación el usuario registrado hará
uso de su correo y clave institucional, lo cual le identifica en su relación
con la Universidad de los Andes.
·
Es responsabilidad del usuario que realizó la solicitud, el cuidado y
buen manejo de los materiales en calidad de préstamo. La documentación que
reposa en los archivos es única, en la mayoría de los casos no hay posibilidad
de copia, en la medida de lo posible se privilegia la consulta por medio de
imágenes sobre los documentos originales. En caso de que sea necesario el
documento original, en calidad de préstamo, los mismos deben ser conservados y
devueltos en las condiciones en las que fueron entregados. Así mismo será
responsable por la utilización indebida, robo, extravío, daño parcial y/o total
del material en préstamo; el cual deberá informar a la Jefatura de
Administración Documental.
·
Es
responsabilidad del usuario tener presente la fecha de devolución del material,
y renovarlo a tiempo si es el caso. Las renovaciones deben realizarse a través
de la cuenta del usuario, siempre y cuando no tenga vencimiento del préstamo,
multa o reserva del material por otro usuario.
·
En el momento
de recoger los expedientes en préstamo el usuario deberá verificar el estado de
los materiales antes de retirarse, y constatar las condiciones de entrega.
·
El usuario
podrá utilizar una (1) copia de los documentos solicitados y/o descargados, y
eliminará cualquier copia digital después de haber hecho uso de los mismos.
·
Dar
cumplimiento a la normatividad vigente sobre Protección de Datos Personales,
Habeas Data, Propiedad Intelectual, normas que regulan los tipos penales
relacionados con delitos informáticos y la protección de la información y de
los datos, así como las demás
obligaciones contenidas en los presentes Términos de uso del Catálogo
Documental de la Jefatura de Administración Documental.
3. Usuarios invitados
(Públicos)
Se entenderá como usuario invitado (Público):
toda persona que tenga interés en la información almacenada en el Catálogo
Documental y que está clasificada para su acceso como pública. Como usuario público
usted se compromete a cumplir las siguientes responsabilidades:
· Al ingresar como usuario público, y al momento de solicitársele información, esta deberá ser precisa y completa. El uso de seudónimos, alias u otros dispositivos para ocultar su identidad está estrictamente prohibido y dará motivo para la terminación inmediata de la autorización de acceso y consulta de la información.
· Usted se responsabilizará por toda su actividad realizada con la información contenida en la aplicación y deberá cumplir con todas las leyes, tratados y reglamentos aplicables ya sean locales, estatales, nacionales o extranjeros en conexión con su utilización de los Servicios, incluso aquellos relacionados con privacidad de datos, comunicaciones internacionales y transmisión de datos técnicos, financieros o personales.
·
El usuario
podrá utilizar una (1) copia de los documentos solicitados y/o descargados, y
eliminará cualquier copia digital después de haber hecho uso de los mismos.
·
En caso de solicitar información en medio físico el usuario invitado
será contactado para acceder a la misma en las instalaciones de la Jefatura de
Administración Documental. Dicho usuario será responsable por el cuidado y buen
manejo de los materiales.
Dar cumplimiento a la normatividad vigente sobre Protección de Datos Personales,
Habeas Data, Propiedad Intelectual, normas que regulan los tipos penales relacionados con delitos informáticos y la protección de
la información y de los datos, así como las demás obligaciones contenidas en los presentes Términos de uso del Catálogo
Documental de la Jefatura de Administración Documental.
4.
Propiedad intelectual
·
El Catálogo Documental y su
contenido, incluyendo los textos, gráficos, imágenes, fotografías, logos, entre
otros, son de propiedad exclusiva de la Universidad de los Andes o de terceros
de los cuales se cuenta con autorización para su uso. Está prohibida su
reproducción total o parcial, su traducción, inclusión, transmisión,
almacenamiento o acceso a través de medios analógicos, digitales o de cualquier
otro sistema o tecnología creada o por crear, sin autorización previa y escrita
de la Universidad.
Con respecto a los contenidos
que aparecen, todo usuario acepta:
~
Usarlos de forma correcta y lícita.
~
No suprimir, eludir o manipular el derecho de autor y demás datos que
identifican los derechos de autor sobre el contenido.
~
Emplear los contenidos producidos
y/o publicados en este sitio, según los términos para los cuales fueron
autorizados.
·
En cumplimiento de la normatividad vigente en propiedad intelectual
(derechos de autor, de imagen, entre otros) todo usuario que utilice la
información contenida en el Catálogo Documental,
deberá hacer expresa mención del autor y citar la fuente (Jefatura de
Administración Documental). En el caso de documentos fotográficos, el pie de
foto incluirá el nombre o seudónimo del autor y la fuente consultada, como
Fototeca Universidad de los Andes: Ejemplo: “Foto: Sady
González – Fuente: Fototeca Universidad de los Andes”
·
El derecho de
uso autorizado no es transferible a terceros por parte del usuario.
5.
Política de privacidad
·
La Jefatura de Administración Documental, se compromete a salvaguardar
la privacidad de la información personal del usuario obtenida a través del
Catálogo Documental, para lo cual adopta el “Manual de Políticas de Tratamiento
de Datos Personales de la Universidad de los Andes”, documento que se ajusta a
los lineamientos dispuestos por la Ley 1581 de 2012, sobre protección de datos
personales. (Ver
manual)
·
Información personal
suministrada por el usuario para el registro, la cual puede incluir datos como
nombre, identificación, edad, género, dirección, correo electrónico y teléfono,
así como datos sobre el uso que el usuario haga del Catálogo Documental, será
almacenada y usada exclusivamente con el objeto de generar información
estadística respecto a la utilización del servicio, esto para conocer las
necesidades e intereses de los usuarios y prestar un mejor servicio. En ningún
caso, será utilizada con fines distintos a los aquí contenidos.
6.
Denegación
y retirada del acceso a la aplicación
En el evento en que un usuario incumpla estos Términos de uso del Catálogo Documental de la Jefatura de Administración Documental, o cualesquiera otras disposiciones que resulten de la aplicación, la Universidad de los Andes podrá suspender su acceso al mismo.
7.
Definiciones
Las definiciones asociadas a este
documento pueden consultarse en:
Glosario Jefatura de Administración documental
Reglamento de Propiedad Intelectual
Los
presentes Términos de uso del Catálogo Documental de la Jefatura de Administración
Documental están supeditados y sometidos a las normas generales para
el uso de los servicios de tecnología informática y telecomunicaciones
establecidos por la Universidad de los Andes. Consúltelos aquí.